Moderatorem zostaje osoba czynnie angażująca się w projekt, której wkład widocznie wyróżnia się spośród pozostałych użytkowników i sama wyraża chęć pomocy w zarządzaniu witryną. Kandydatura odbywa się poprzez złożenie podania w odpowiednim dziale forum, natomiast za pozytywne rozpatrzenie uznaje się 3/4 głosów popierających kandydata, spośród wszystkich uczestniczących w głosowaniu członków zespołu administracyjnego.

Funkcja Moderatora oznacza nadanie konkretnych uprawnień technicznych umożliwiających wykonywanie działań niedostępnych z poziomu zwykłego użytkownika.

Moderator posiada możliwości pozwalające na ingerencję w daną stronę z poziomu identycznego, co jej autor (zmiana nazwy, manipulacja plikami itd.). W przypadku, gdy jakaś praca osiągnie próg kwalifikujący ją do usunięcia, Moderator może dokonać tego procesu samodzielnie.

W przypadku forum Moderatorzy są w stanie wykonywać czynności porządkowe oraz dbają o usuwanie skutków łamania zasad: mogą edytować posty innych użytkowników, przenosić wątki między kategoriami, zamykać je oraz blokować.

Bezpośrednia interwencja Moderatora na forum jest ogłaszana poprzez Post Moderacyjny, do którego użytkownicy mają obowiązek bezwzględnie się dostosować.

Moderatorzy posiadają również możliwość upominania użytkowników w wiadomości prywatnej i informowaniu o grożących konsekwencjach związanymi z nieprzestrzeganiem zasad. Maksymalną reakcją mogącą być przeprowadzoną przez Moderatora jest wystosowanie oficjalnego ostrzeżenia stanowiącego pierwszy stopień dyscyplinarny dla danego użytkownika. Każde wyższe przewinienie użytkownika, a wykraczające poza kompetencje Moderatora zostaje przekazane Administratorom.

Centrala Dowodzenia

Moderator Wiki oznacza również nadanie moderatora na Centrali. Moderatorzy mogą poprawiać forum Centrali, jeżeli zajdzie potrzeba, oraz organizować własne głosowania, posiadają również możliwość decydowania na temat spraw innych Moderatorów. Nie mogą decydować odnośnie do głosowania na Administratora, chyba że zostanie im nadana taka możliwość.

Moderatorzy nie mają możliwości do przeprowadzania czynności dyscyplinarnych wobec użytkowników, mogą jednak pomagać Administratorom w przeprowadzaniu czynności biurokratycznych w związku z dyscyplinarką (kartoteki, logowanie banów).

Administrator to osoba aktywnie wykazująca wysokie zaangażowanie w projekt, będąca członkiem witryny od dłuższego czasu i ciesząca się wyjątkowym zaufaniem. Rola Administratora jest najwyższym możliwym do otrzymania stanowiskiem, jeżeli całość obecnego zespołu administracyjnego wyrazi poparcie wobec wskazanego kandydata. Możliwe jest złożenie podania na stanowisko administracyjne, jednak wyłącznie przez Moderatora oraz tylko wtedy, gdy osoba taka aktywnie udziela się dla witryny przez okres minimum roku.

Podstawowym uprawnieniem Administratora jest otrzymanie dostępu do "Panelu Administracyjnego" witryny. Administrator ma możliwość wpływania na każdy element witryny, jest w stanie dowolnie modyfikować strukturę forum i zarządzać ustawieniami samego projektu. Ma fizyczną możliwość zmiany permisji danego użytkownika.

Administratorzy odpowiadają za koordynowanie pracy Moderatorów, kontrolują działania prowadzone na serwisach podległych i nadzorują pracę osób odpowiedzialnych za nie.

Administratorzy są w stanie nakładać i zdejmować blokady poszczególnych kont użytkowników, posiadają również możliwość bezpośredniego wyrzucenia członka z projektu. Do zadań administratorów należy również rozpatrywanie aplikacji użytkowników chcących dołączyć do witryny.

Bezpośrednia interwencja Administratora na forum jest ogłaszana poprzez Post Administracyjny; ma on największą moc prawną na witrynie, jest w stanie w określonym przypadku unieważnić Post Moderacyjny.

Centrala Dowodzenia

Rola Administratora oznacza nadanie tej roli na Centrali. Administratorzy mogą zarządzać forum i edytować jego strukturę, mają swobodną możliwość dodawania nowych stron w przypadku konieczności, wpływania na aspekty techniczne Centrali.

Głosowania przeprowadzane przez Administratorów mogą dotyczyć każdego aspektu witryny, mają nieograniczoną możliwość decydowania na temat pozostałych PA oraz osób odpowiedzialnych za poszczególne serwisy — mogą również dedykować konkretne osoby na dane stanowiska serwisów oraz je z nich degradować.

Główny Administrator to osoba stanowiąca fizycznego właściciela witryny, przez co rozumie się przypisanie projektu Backrooms PL do jej własnego konta. Nie istnieje możliwość kandydowania na stanowisko Głównego Administratora, jego zmiana jest możliwa wyłącznie w przypadku rezygnacji osoby obecnie sprawującej to stanowisko i przekazywana najbardziej zaufanemu członkowi administracji, przy pozytywnej opinii wszystkich pozostałych.

Główny Administrator decyduje o koordynacji pracy całego zespołu administracyjnego oraz osób odpowiedzialnych za serwisy. W uzasadnionych przypadkach może uznać nieoficjalność danego serwisu. Dba o porządek i dobrą reputację całej witryny.

Główny Administrator jest równocześnie właścicielem stron Centrali Dowodzenia, Sandboxa BR-PL oraz Serwera Discord.

Pozostałe obowiązki są takie same jak w przypadku Administratorów. Główny Administrator stosuje na forum Post Administracyjny.

Centrala Dowodzenia

Uprawnienia Głównego Administratora są nieograniczone. Zadania te same jak w przypadku Administratorów. Główny Administrator jest uprawniony do dodawania i usuwania użytkowników z witryny Centrali.

Moderator Discord

Moderator Discord zajmuje się nadzorowaniem porządku na czacie, tworzeniem eventów, pomaganiem użytkownikom i Adminom. Moderator discord jest zaangażowany w życie społeczności i jest aktywnym jej członkiem.

Moderator Discord jest osobą odpowiedzialną za dbanie o porządek na chacie, zajmuje się tworzeniem eventów. Dba o rozwój i kontroluje jakość serwera, pomaga Administratorom Discorda we wskazanych pracach.

Użytkownik chcący zostać Moderatorem Discorda musi być osobą aktywną, zaangażowaną w życie społeczności, niekaraną, zaznajomioną z procedurami i działaniami administracyjnymi. Po złożeniu podania i zaakceptowaniu go przez Administrację i Moderację Discorda użytkownik otrzymuje odpowiednią rolę wraz z uprawnieniami.

Moderatorzy Discorda nie mogą samodzielnie banować użytkowników. Mogą za to wyrzucić kogoś, dać mute'a, a osobę sprawiającą wyjątkowe problemy zgłosić Administracji Discorda celem przeprowadzenia dalszych procedur.

Centrala Dowodzenia

Konto na WikiDocie dla Moderatora nie jest wymagane, jednak mile widziane dla celów formalnych. Moderatorzy Discorda otrzymują na Centrali rolę użytkownika, aby móc zakładać kartoteki, pisać w nich oraz logować zmiany. Nie mogą uczestniczyć w głosowaniu dotyczącym awansu/degradacji danej osoby na pozycję/ pozycji Administratora Discorda, chyba że zaistnieje konieczność przeprowadzenia głosowania z ich udziałem.

Administrator Discord

Administratorem Discord może zostać osoba, która jest wysoce aktywna na serwerze, pozytywnie wyróżnia się wśród społeczności, działa prawidłowo jako Moderator Discord i posiada dobrą, nieposzlakowaną opinię wśród użytkowników. Rola przyznawana jest przez właściciela serwera i powołane do tego osoby.

Administrator Discord posiada niemal wszystkie możliwości na serwerze, jest w stanie banować użytkowników, zmieniać kanały, role i uprawnienia. Administratorzy koordynują pracę Moderatorów.

Centrala Dowodzenia

Administratorzy posiadają pełną możliwość decyzyjną odnośnie serwera Discord i jego użytkowników. Mogą degradować innych członków administracji Discorda bądź awansować Moderatorów.

Rola Administratora Discorda oznacza nadanie uprawnień moderatora Centrali, co jest konieczne w przypadku konieczności edycji odpowiednich wątków dedykowanych chatowi.

Serwisy zewnętrzne

Obecność serwisów zewnętrznych pozwala na integrację ludzi z witryną Backrooms PL bezpośrednio poza jej obszarami. Pełnią one funkcję rozrywkową, ale przede wszystkim informacyjną i promocyjną, dostosowując swoją treść do specyfiki danego miejsca, celem zebrania jak największej ilości odbiorców.

Poszczególnymi serwisami zajmują się specjalnie do tego celu wyznaczone osoby, które zadeklarowały doświadczenie i umiejętności w prowadzeniu i tworzeniu zawartości dobrej jakości, która będzie pozytywnie odbierana przez użytkowników danego serwisu. Osoby takie poniekąd dbają o popularność witryny Backrooms PL w Internecie, wpasowując się w oczekiwania i trendy.

Użytkownicy odpowiedzialni za prowadzenie serwisów zewnętrznych domyślnie nie są częścią Administracji witryny, współpracują z nią jednak po to, aby publikowane materiały były jak najlepszej jakości i treści. Nie istnieją wyszczególnione stanowiska wśród osób prowadzących serwisy.

Centrala Dowodzenia

Delegaci serwisowi posiadają rangę użytkownika na Centrali. Jest to wymagane ze względu na konieczność prowadzenia dyskusji na łamach forum, dotyczących prowadzonego przez siebie serwisu, nie mogą oni natomiast podejmować decyzji odnośnie samej witryny oraz innych, nie podległych pod siebie serwisów.